Meer dan alleen een AVG-tool
Als financiële instelling heeft BEEQUIP dagelijks te maken met de AVG-wetgeving. Voorheen werkte BEEQUIP veel in Excel en Word. Het nadeel hiervan is dat het minder beheersbaar wordt. Om dit proces beter te beheren en de veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen, ging Beequip op zoek naar een oplossing. De software tool van Complite heeft dit proces beheersbaar gemaakt. Dankzij het AVG-portaal van Complite kan BEEQUIP veilig omgaan met persoonsgegevens en heeft het bedrijf inzicht in welke persoonsgegevens waar worden verwerkt, met welk doel en voor hoe lang. Ruud Verpaalen, contactpersoon van Complite, heeft het verwerkingsregister opgesteld samen met de proces eigenaren van BEEQUIP, waarbij proces aanpassingen gemakkelijk kunnen worden doorgevoerd in de privacy verklaringen. Klanten hebben zodoende altijd zicht op wat er gebeurd met hun persoonsgegevens. Naast de tool heeft de samenwerking ook geleid tot meer efficiëntie en bewustwording op de werkvloer.
Meer bewustwording binnen het bedrijf
Aan het begin van de samenwerking heeft Ruud Verpaalen een ‘quick scan’ uitgevoerd. Met de quick scan kreeg BEEQUIP inzicht in hun huidige positie op het gebied van AVG. “Hij heeft ons laten zien waar wij sterk en minder sterk in waren op dat moment. Door de softwaretool hebben wij veel tijd bespaard en onze processen versneld. Daarnaast hebben wij ook een awareness training gekregen voor onze medewerkers”. Deze training benadrukt de essentie van AVG, praat over datalekken en persoonsgegevens en legt uit waar medewerkers op moeten letten. “Dankzij deze training weten onze medewerkers precies wat ze moeten doen omtrent datalekken of vragen over persoonsgegevens. Door deze bewustheid te creëren, zijn ze voorzichtiger geworden met persoonsgegevens. Dit geeft de klant een stukje vertrouwen”.
Hij wist precies wat wij nodig hadden
“Complite heeft ons veel tijd bespaard. Wat eerst een half uur tot een uur kon duren, is nu binnen 5 minuten gedaan. Als wij een vraag hebben staat Ruud altijd met een antwoord klaar. Hij heeft ons een goede kickstart gegeven door alles op te zetten en gedurende het proces tips te geven. Hij is constant bezig met het optimaliseren van de tool en de bijbehorende processen. Ruud wist precies wat wij nodig hadden. Door zijn pragmatische en to the point aanpak en kennis is deze samenwerking een uitstekende match”.
