16 februari 22 |

De 5 meest voorkomende onjuiste aannames over de AVG

AVG Blog

Wij praten met heel veel organisaties over privacy en de AVG. Niet zo vreemd, want dat is ons werk en onze passie. Het is leuk om anderen te mogen informeren. Iets te mogen leren. En ook wij leren bijna iedere dag weer iets van die organisaties. We merken wel dat we vaak een bepaalde drempel over moeten aan het begin van het gesprek. Die drempel kan verschillende vormen aannemen. De meest bekende zijn:

“AVG is lastig en veel werk“

“Het levert ons niets op“

“Het levert onze klanten niets op“

“Wij verwerken helemaal niet zoveel persoonsgegevens“

“We hebben het allemaal wel geregeld toen de AVG is ingevoerd“

Natuurlijk gaan we in onze gesprekken graag op al deze zaken in. Maar soms is het gewoon handig om je kennis vooraf al te delen. Dus hier onze reacties. Antwoorden die uiteindelijk altijd leiden tot:

“Wow, ik ben blij dat ik jullie in ieder geval gesproken heb!“

AVG is lastig en veel werk

Dat is het vooral als je gaat werken zonder duidelijk plan en zonder het juiste gereedschap. Verwerkersovereenkomsten opstellen zonder duidelijk kader, registers in Excel, privacyverklaringen uit de losse pols; we hebben het allemaal gezien.

Met ons stappenplan en onze AVG-tool Caris kun je zelf binnen 1 tot 2 dagen een basis leggen, waarop je rustig verder kunt bouwen. Met de nadruk op zelf. Want daar zorgt Caris voor; geen dure consultancy voor basale vraagstukken. En dat verder bouwen hoeft echt geen uren per week te kosten. Staat het eenmaal? Dan ben je met een 10 minuten tot misschien een keer een half uurtje per maand echt wel klaar.

Het levert ons niets op

De AVG gaat over jouw organisatie. Over wat jij en je collega’s elke dag doen. Wil je je verwerkingen goed in kaart brengen? Dan ben je eigenlijk bezig met een complete scan van je organisatie. Wij kunnen de klanten inmiddels niet meer tellen die door de AVG-inventarisatie ook enorme efficiency-winsten boekten. Omdat ze eindelijk eens gedwongen werden kritisch naar hun processen te kijken.

En onderschat de duidelijkheid, rust en professionaliseringsslag die je hiermee maakt niet. Dat straalt uit op jouw organisatie als streeploos gewassen ramen en een opgeruimde winkel. Je medewerkers en klanten voelen dat je als organisatie je zaakjes op orde hebt. Dat geeft vertrouwen en een goed gevoel.

Ten slotte zijn wij er van overtuigd dat ‘privacy‘ over 3 tot 5 jaar net zo hot is als ‘duurzaamheid‘ nu. Wie kan tegenwoordig nog beweren dat duurzaamheid de organisatie niets oplevert?

Het levert onze klanten niets op

Dat ligt eraan wat je definitie is van ‘opbrengst‘. Is dat een product of dienst? Dan denk je waarschijnlijk meer in termen van ‘ik kan er geen geld aan verdienen‘. Of denk je bij ‘opbrengst‘ aan waarde voor de klant? In dat geval levert een goed AVG-programma jouw klanten een veilige omgeving voor hun persoonsgegevens op. Is hun privacy echt minder waard dan jouw product of dienst? Is dat aan jou om te bepalen? Of aan je klant? En weet jij wat die klant denkt en vindt?

Wij verwerken helemaal niet zoveel persoonsgegevens

Dit is een klassieker. De oorzaak is dat 99,9% van onze gesprekspartners de definitie van een ‘persoonsgegeven‘ niet kent. Ja, de logische antwoorden als NAW, personeelsnummer, BSN en foto kennen we allemaal. Maar wat te denken van een kenteken, IP-adres, toegangspasje, urenregistratie, gekochte artikelen, debiteurennummer, handtekening, aanwezigheidsbord, functie, printgebruik, bezochte websites, locatiegegevens, rijgedrag en ga zo maar door? Meestal hebben we niet meer dan 30 seconden nodig om onze gesprekspartner uit deze droom te laten ontwaken.

We hebben het allemaal wel geregeld, toen de AVG is ingevoerd

Laten we eerlijk zijn: in mei 2018 wist eigenlijk niemand precies waar we aan toe waren met de AVG. Wij kennen persoonlijk enkele mensen die mee hebben geschreven aan de wettekst van de AVG en ook zij geven aan dat toen nog lang niet alles duidelijk was. Als we met de ogen van nu kijken naar verwerkingsregisters, verwerkersovereenkomsten, privacyverklaringen, etc uit 2018 dan is dat alsof we in 2022 kijken naar Windows 95. Toen was het ‘state of the art‘, nu lijkt het uit een ander leven. Denken dat je met je AVG-programma uit 2018 nu nog wel goed zit, is gewoonweg niet realistisch.

En dan hebben we het nog niet eens over de grote kans dat er ook in jouw organisatie in de afgelopen 4 jaar zoveel is veranderd dat er een dikke laag stof op die 2018-versie ligt.

We zijn hier boven best kritisch in onze uitlatingen. Dat moet soms ook. AVG is niet iets waar de gemiddelde organisatie echt zin in heeft. Dus is het onze taak om eens even flink aan de boom te schudden. Onze klanten zijn daar nog steeds blij mee.

Durf jij het nog aan om met ons in gesprek te gaan? Neem dan contact op! We beloven aardig te zijn…

14 februari 22 |

Social media

Blog

Welke gegevens verzamelen social media app nu eigenlijk? En wat doen ze met al die data? Daar gaat dit blog over.

We hebben lang getwijfeld of we dit blog moesten schrijven. De wereld van social media verandert enorm snel. En populaire apps komen en gaan nog sneller dan mode. Dus wat we hieronder schrijven is over een half jaar waarschijnlijk weer achterhaald.

Lees dit blog dan ook vooral met de bril van ‘wat kan er mogelijk gebeuren met mijn gegevens of die van mijn kind bij gebruik van social media?‘.

De apps die we hieronder nader toelichten zijn:

  • Snapchat
  • Tiktok
  • Facebook & Instagram
  • Telegram
  • Whatsapp
  • YouTube

Snapchat

De eerste privacyverklaring die we bespreken is Snapchat. Snapchat geeft aan drie categorieën gegevens te verzamelen.

  • Gegevens die jij verstrekt: dit zijn onder andere je naam, e-mailadres en geboortedatum, maar ook de Snapchat foto’s en filmpjes die je zelf verstuurt. Wat Snapchat aangeeft, is dat je moet opletten dat mensen jouw snaps die je verstuurt makkelijk kunnen opslaan en buiten de app kunnen kopiëren.
  • Gegevens die ze verkrijgen wanneer je hun diensten gebruikt: Snapchat weet naar wie je welke snaps hebt gestuurd, welke verhalen je hebt bekeken en welke advertenties je bekijkt. Wanneer je Snapchat gebruikt, kan de app informatie verzamelen over je locatie, door IP adressen weet Snapchat altijd ongeveer je locatie. Als je daarvoor toestemming geeft, kan Snapchat ook informatie verzamelen over je exacte locatie.
  • Gegevens die ze ontvangen van derden. Snapchat kan informatie over jou verzamelen die ze vinden bij andere gebruikers, zusterbedrijven en derde partijen.

Snapchat geeft verschillende doelen waarvoor ze de gegevens verwerken. Snapchat verzamelt gegevens op de diensten te ontwikkelen, exploiteren en verbeteren. Gegevens worden tevens gebruikt om het gebruik van de app voor de gebruiker te personaliseren.

Weet ook dat Snapchat de advertenties aanpast op je persoonlijk gebruik van de app.

Tot slot is het interessant om te weten dat Snapchat je persoonsgegevens deelt met derden. Via geïntegreerde diensten van derden verstrek je mogelijk gegevens aan de derde partij en aan Snap.

Volgens Snapchat zijn ze niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze derden je gegevens verzamelen en gebruiken. Over gebruik voor kinderen staat er, dat kinderen onder 13 jaar geen gebruik mogen maken van de app. Er zijn verder geen kindvriendelijke opties.

Tiktok

De privacyverklaring van Tiktok vatten we hieronder kort en duidelijk samen.

Tiktok geeft net als Snapchat aan op drie verschillende wijzen informatie van gebruikers te verzamelen. Gegevens die jij verstrekt, automatisch verzamelde informatie en informatie uit andere bronnen. Deze wijzen van informatie verwerking staan hierboven reeds uitgewerkt.

Wel opvallend is dat Tiktok kenmerken en eigenschappen verwerkt van de content die jij als gebruiker maakt. Bijvoorbeeld door objecten of landschappen te identificeren in de video opname, hieruit kan indirect je locatie worden opgemaakt. Verder leidt Tiktok jouw eigenschappen en interesses af op basis van de informatie die ze over je hebben. Hierop biedt Tiktok gepersonaliseerde reclames aan. Let op: deze gepersonaliseerde reclamesworden vaak op de feed pagina (pagina met alle leuke filmpjes) aangeboden, verdekt in de vorm van een filmpje wat niet goed te herkennen is als reclame. Zeker voor kinderen zal het niet duidelijk zijn dat het om reclame gaat.

Een functie van Tiktok is de duet of remix functie: andere gebruikers kunnen dan zonder jouw toestemming filmpjes die jij hebt gemaakt plaatsen op hun eigen accounts, met daarbij een eigen toevoeging.

Tiktok beschermd de jongere gebruikers wel enigszins. Hier zijn beperkingen voor kinderen onder de 16 jaar om hen te helpen beschermen tegen schadelijke inhoud:

  • Geen directe berichten toegestaan
  • Accounts worden automatisch ingesteld als “privé”, niet “openbaar“
  • Reacties zijn beperkt tot ‘Vrienden’, dus alleen mensen die in de vriendenlijst van het kind staan, kunnen hun commentaar plaatsen
  • Video’s kunnen niet worden geremixt of gedownload

Opvallend is dat de gepersonaliseerde reclames wel gewoon worden aangeboden bij kinderen.

Facebook & Instagram

Voor Facebook en Instagram geldt dezelfde privacyverklaring, aangezien deze twee platformen onder hetzelfde bedrijf vallen. Daarom worden deze twee samen behandeld. Facebook en Instagram, nu onder de gezamenlijke naam Meta, verzamelen ook weer verschillende soorten informatie.

De eerste categorie is de informatie die jij en anderen aanbieden. Hier verzamelt Meta de inhoud, communicatie en andere informatie die je aanlevert wanneer je de producten gebruikt. Bijvoorbeeld wanneer je jezelf registreert voor een account, inhoud maakt of deelt, en wanneer je chatberichten verstuurt en communiceert met anderen. Meta verzamelt informatie over hoe je de producten gebruikt, zoals welke soorten inhoud je bekijkt of benadert, welke functies je gebruikt, welke acties je uitvoert, met welke mensen en accounts je contact hebt en hoe lang, hoe vaak en wanneer je je activiteiten uitvoert.

Meta verwerkt ook gegevens over het apparaat waarop Facebook of Instagram op worden gebruikt. Ze verzamelen informatie van en over de computers, telefoons, verbonden tv’s en andere op internet aangesloten apparaten die je gebruikt en waarin de producten zijn geïntegreerd. Meta combineert de informatie van verschillende apparaten die je gebruikt. Ze gebruiken bijvoorbeeld informatie over de manier waarop je de producten op je telefoon gebruikt om de inhoud (inclusief advertenties), of functies die je ziet, beter te personaliseren wanneer je de producten gebruikt op een ander apparaat, zoals je laptop of tablet.

Ten slotte wordt er informatie van partners verwerkt door Meta. Adverteerders, app-ontwikkelaars en uitgevers kunnen informatie sturen via de Meta Business-hulpmiddelen die ze gebruiken. Deze partners bieden informatie over je activiteiten buiten Meta producten, waaronder over je apparaat, websites die je bezoekt, aankopen die je doet, de advertenties die je ziet en hoe je andere services gebruikt, ongeacht of je een account hebt of bent aangemeld bij Meta. Meta maakt gebruik van de informatie die ze over jou hebben, inclusief informatie over je interesses, acties en verbindingen, om advertenties, aanbiedingen en andere inhoud voor jou te aan te bieden en te personaliseren.

Meta maakt gebruik van locatie-gerelateerde informatie, zoals je huidige locatie, waar je woont, de plaatsen waar je graag naartoe gaat en de bedrijven en mensen waarbij je in de buurt bent, om producten, inclusief advertenties, te personaliseren en verbeteren.

Telegram

Telegram slaat net als de andere apps je accountgegevens op, zoals telefoonnummer, emailadres, geboortedatum en gebruikersnaam. Ook worden alle chatberichten en foto’s en video’s die je deelt opgeslagen. Net als bij Facebook, Snapchat en Instagram, kun je je contactenlijst koppelen aan je Telegram account. Als je hiervoor toestemming geeft, kan je zien wie van jouw contacten de app gebruikt en kunnen jouw contacten ook zien dat jij de app gebruikt. Weet dat je deze toestemming te allen tijde kan intrekken.

Het enige dat Telegram deelt over verwerking locatiegegevens, is dat wanneer je via een chatbericht je locatie naar iemand stuurt deze locatiegegevens zo worden behandeld als andere berichten. Als je live locatie deelt in een chat of ‘Maak mezelf zichtbaar’ inschakelt voor mensen in de buurt, gebruikt Telegram deze gegevens om jouw locatie weer te geven aan de gebruikers met wie u deze deelt, zelfs als de app is gesloten – zolang deze optionele functies geactiveerd zijn.

In tegenstelling tot veel andere services gebruikt Telegram de gegevens niet voor advertentie-targeting of andere commerciële doeleinden. Telegram slaat alleen de informatie op die het nodig heeft om te functioneren als een cloudservice. Telegram biedt adverteerders een tool om hun berichten te promoten in openbare één-op-veel-kanalen, maar deze gesponsorde berichten zijn uitsluitend gebaseerd op het onderwerp van de openbare kanalen waarin ze worden getoond. Er worden geen gebruikersgegevens gedolven of geanalyseerd om advertenties of gesponsorde berichten weer te geven.

Telegram deelt de persoonsgegevens met verschillende partijen. De gegevens worden ten eerste gedeeld met andere Telegram gebruikers die de gegevens van jou doorgestuurd krijgen. Telegram deelt de gegevens met dochtermaatschappijen, om de diensten te verbeteren en ondersteunen.

Whatsapp

Whatsapp is een dochtermaatschappij van Facebook en valt dus ook onder Meta. Voor Whatsapp geldt wel een andere privacyverklaring dan voor Facebook en Instagram.

Bij deze app wordt wederom informatie verwerkt die jij geeft, bijvoorbeeld de gegevens die je moet invullen om het account aan te maken. Ook verwerkt Whatsapp alle berichten die je verstuurt naar andere gebruikers. Bij Whatsapp is er ook de optie om de contactenlijst te koppelen aan de app om te kijken welke contacten er gebruik maken van Whatsapp; dit mag de app alleen doen als je hiervoor toestemming hebt gegeven.

Whatsapp verwerkt van alle gebruikers de locatiegegevens. Door middel van IP-adressen kan Whatsapp ongeveer jouw locatie vaststellen, zonder dat je hiervoor toestemming hebt gegeven. Wanneer je met een contact je exacte locatie gaat delen, geef je hiermee automatisch toestemming aan Whatsapp om jouw exacte locatiegegevens te verwerken.

Op welke manieren komt Whatsapp aan jouw persoonsgegevens, is een interessant punt. In de privacyverklaring staat dat wanneer andere gebruikers informatie over je delen (met jou, maar ook met anderen), dit door Whatsapp wordt verwerkt. Derden kunnen ook gegevens van je aan Whatsapp verstrekken, denk dan aan Facebook en Instagram, dit zijn de zusterbedrijven van Whatsapp.

Waar gebruikt Whatsapp jouw persoonsgegevens voor? Volgens de privacyverklaring gebruikt Whatsapp de gegevens om de app te verbeteren, aan te passen en te personaliseren. Verder gebruikt Whatsapp de gegevens voor de veiligheid en bescherming van de gebruikers. Whatsapp wil neppe accounts, oplichters en mensen die schadelijke informatie verspreiden op kunnen sporen.

Persoonsgegevens worden volgens het platform gebruikt om je op de hoogte te houden van het beleid, updates en om je te informeren over andere diensten zoals Facebook. Volgens Whatsapp staan ze geen advertenties toe van derde partijen, er worden ook geen persoonsgegevens verwerkt om gepersonaliseerde advertenties aan te bieden.

YouTube

Het laatste sociale platform is Youtube. Dit platform is een dochterbedrijf van Google. Er geldt geen specifieke privacyverklaring voor Youtube. De privacyverklaring van Google is daarom van toepassing. Youtube verwerkt zoals we al eerder zagen drie vormen van persoonsgegevens. De eerste weg waardoor ze persoonsgegevens verkrijgen is door de gegevens die je zelf verstrekt. Dus de gegevens die je doorgeeft bij het aanmaken van een account. Maar ook content die je op Youtube plaatst of hoe je met andere gebruikers communiceert.

Verder verzamelt Youtube gegevens terwijl je de app gebruikt, dus informatie over de apps, browsers en apparaten die je gebruikt om toegang te krijgen tot Google-services, waardoor Youtube betere functies kan aanbieden. Let op dat hier ook gegevens worden verwerkt zoals het IP adres van het apparaat waarop je Youtube gebruikt.

Youtube verzamelt ook gegevens over je activiteit op de app. De activiteitengegevens die ze verzamelen, kunnen onder meer bestaan uit:

  • termen waarnaar je zoekt;
  • video’s die je bekijkt;
  • weergaven van en interacties met content en advertenties;
  • spraak- en audiogegevens als je audiofuncties gebruikt;
  • aankoopactiviteiten;
  • mensen met wie je communiceert of met wie je content deelt;
  • activiteiten op sites en apps van derden die gebruikmaken van de services;
  • browsegeschiedenis op Chrome die je hebt gesynchroniseerd met jouw Google-account.

Youtube gebruikt de gegevens die ze verzamelen om de services aan te passen, onder andere door aanbevelingen te doen, gepersonaliseerde content te bieden en aangepaste zoekresultaten weer te geven. Afhankelijk van je instellingen kan Youtube ook gepersonaliseerde advertenties laten zien op basis van interesses. Als je bijvoorbeeld zoekt naar ‘mountainbikes’, kunt je een advertentie te zien krijgen voor sportmateriaal.

Youtube gebruikt geautomatiseerde systemen die je content analyseert om bijvoorbeeld aangepaste zoekresultaten, gepersonaliseerde advertenties of andere functies te bieden die zijn aangepast aan de manier waarop je de services gebruikt. Beheer je voorkeuren over advertenties die worden weergegeven op Youtube om advertenties weer te geven. Je kan interesses aanpassen, kiezen of persoonlijke gegevens worden gebruikt om advertenties relevanter te maken en bepaalde advertentieservices in- en uitschakelen.

Youtube heeft voor jongere kinderen een ouderlijk toezicht optie. Ouderlijk toezicht op YouTube is een door de ouders beheerde versie van het gewone YouTube en YouTube Music voor kinderen jonger dan 13 jaar.Bij een account dat onder toezicht staat, kunnen ouders een content-instelling selecteren waarmee de video’s en muziek worden beperkt die kinderen jonger dan 13 jaar kunnen vinden en afspelen.

Als accounts onder toezicht staan, veranderen ook hun functies en standaardinstellingen, en de advertenties die de gebruikers te zien krijgen. Sommige functies die normaal beschikbaar zijn op YouTube, zijn uitgezet bij verschillende content-instellingen. Dit zijn enkele functies die niet beschikbaar zijn voor accounts die onder toezicht staan:

Bekijken

  • Livestreamvideo’s (alleen uitgeschakeld voor de content-instelling Ontdekken)
  • Posts

Interactie

  • Reacties
  • Live chat

Maken

  • Kanaal
  • Livestream
  • Posts
  • Openbare en verborgen playlists
  • Stories
  • Shorts
  • Video-uploads

Kopen

  • Kanaallidmaatschappen
  • Merchandise van de creator
  • Donaties aan YouTube Giving
  • Films en tv-programma’s
  • Super Chat en Super Stickers

YouTube-apps

  • YouTube Go
  • YouTube Studio
  • YouTube TV
  • YouTube VR

Overige

  • Producten toevoegen op YouTube
  • Casten op tv
  • Gekoppelde game-accounts
  • Incognito
  • Gepersonaliseerde advertenties
  • Beperkte modus
21 december 21 |

Handig is niet altijd verstandig

AVG Blog

De praktijk leert dat de meeste mensen en organisaties met wie wij het gesprek over privacy aangaan al snel denken aan de juiste technische beveiligingsmaatregelen. Superbelangrijk natuurlijk! Maar dit is het sluitstuk van veilig omgaan met persoonsgegevens. Wekelijks is er in het nieuws te lezen dat er weer een groot datalek heeft plaatsgevonden. Bijvoorbeeld bij hogescholen, webshops of overheidsinstellingen. Meestal wordt er in deze artikelen ingegaan op de ‘hack’. Op de informatie die niet goed genoeg beveiligd was, of andere technische maatregelen waar de grondslag van het probleem zou liggen.

Gegevens kunnen nog zo goed beveiligd zijn, uiteindelijk is geen enkele vorm van beveiliging waterdicht. Veel vaker en veel eerder zal de vraag moeten gaan over waarom deze organisaties nog in het bezit zijn van deze gegevens. Data die je niet hebt kan immers ook niet gestolen worden. Het is een beetje alsof je je auto in een drukke stad op slot zet, met op de passagiersstoel je laptoptas in het zicht. Je weet dat er altijd een ruit kan worden ingetikt- en dat dit waarschijnlijk een stuk minder erg zou zijn geweest wanneer je laptop vol met belangrijke gegevens daar niet lag. Wanneer er daardoor dan gegevens lekken van andere personen zal ‘ja, maar mijn auto stond op slot!’ ook geen voldoende excuus zijn. Zorg er dus voor dat, mocht er ooit een datalek in jouw organisatie plaatsvinden, er achteraf niet gezegd kan worden “maar waarom hadden jullie die gegevens van mij?“ In plaats daarvan zou de reactie moeten zijn “vervelend, gelukkig zijn er nauwelijks persoonsgegevens gelekt!“.

Voor het bewaren van persoonsgegevens is het belangrijk daar een doel bij te hebben en een juridische grondslag. Wanneer een van deze twee niet aanwezig is, zou het zonde zijn als jouw gegevens toch op straat komen te liggen bij een datalek. Waarom zou die webshop waar jij ooit als gast een oplaadkabel hebt gekocht je adres en betaalgegevens nog nodig hebben? Waarom heeft die Hogeschool de presentielijsten van studenten die al jaren geleden zijn afgestudeerd nog in bezit? Dat het handig is om die gegevens nog te hebben is geen argument, want handig wil niet zeggen verstandig.

Dus nee, om te voldoen aan de AVG- en nog veel belangrijker- om op een respectvolle manier met elkaars gegevens om te gaan, is die super goede antivirussoftware, de ingeregelde cybersecurity en toegangsbeveiliging niet genoeg. Het begint met het bepalen of de gegevens überhaupt bewaard mogen worden en hoelang. Zo druk je de risico’s de kop in en beperk je jezelf niet enkel tot de staart van het probleem. Wij zijn benieuwd hoe jij hier tegenaan kijkt! Laat een reactie achter onder dit blog of neem contact op met ons.

11 november 21 |

Er was eens.. de AVG

AVG

De AVG, wat staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming, is een wet die is ontworpen om de privacy van individuen te beschermen in de digitale wereld. De wet werd van kracht op 25 mei 2018 en is van toepassing op alle bedrijven en organisaties binnen de Europese Unie die persoonlijke gegevens verzamelen, verwerken en opslaan. Daarvoor kenden we de Wet Bescherming Persoonsgegevens.

De AVG legt strenge regels op over hoe bedrijven en organisaties persoonlijke gegevens moeten behandelen en verwerken, en stelt ook hoge eisen aan de beveiliging van deze gegevens.

Het doel van deze wet is om individuen meer controle te geven over hun persoonlijke gegevens en om hen te beschermen tegen mogelijke misbruiken of ongeautoriseerde toegang tot hun gegevens.

Bedrijven en organisaties die zich niet aan de regels van de AVG houden, riskeren zware sancties, zoals boetes tot 4% van hun wereldwijde jaaromzet of € 20 miljoen, afhankelijk van welk bedrag hoger is. Daarom is het cruciaal voor bedrijven om zich bewust te zijn van de regels van de AVG en deze na te leven om de privacy van hun klanten en werknemers te beschermen en sancties te voorkomen.

Welke verplichtingen kent de AVG?

Kort gezegd moeten bedrijven en organisaties die persoonsgegevens verwerken het volgende doen:

  • Bepalen welke gegevens ze mogen verwerken
  • Een verwerkingsregister maken en actueel houden
  • Risico-analyses uitvoeren (DPIA’s)
  • Privacyverklaringen opstellen
  • Een datalekkenregister bijhouden
  • Verwerkersovereenkomsten tekenen
  • De gegevens goed beschermen
03 november 21 |

Privacyverklaring: de 3 meest gemaakte fouten

AVG

Een van de belangrijkste begrippen uit de AVG is dat van transparantie. Oftewel: zeg wat je doet.

Met een juiste privacyverklaring creëer je duidelijkheid richting je klanten, medewerkers en andere groepen van wie je gegevens verwerkt. Ze moeten namelijk weten:

  • welke gegevens je verzamelt
  • waarom je ze gebruikt
  • waarom je ze mag gebruiken
  • hoe lang je ze bewaart
  • welke andere organisaties je hierbij helpen
  • en nog meer…

Door zelf een eigen privacyverklaring op te stellen denk je daarnaast meteen goed na over hoe het er bij jou op privacy gebied aan toegaat. En niet onbelangrijk: een privacyverklaring is verplicht als je persoonsgegevens verwerkt.

Wanneer je privacyverklaring ontbreekt of niet op orde is, is dit voor buitenstaanders één van de eerste dingen die opvalt. Steeds meer mensen vinden privacy belangrijk. Ook jouw klanten en medewerkers! Is jouw privacyverklaring niet op orde? Dan roept dat vragen of zelfs frustratie op. Toch hebben nog (te) veel organisaties hun privacyverklaring niet op orde. Daarom hieronder de 3 meeste gemaakte fouten.

1. Een kant en klare privacyverklaring van internet (gratis of gekocht)

Een kant en klare privacyverklaring is onzin. Onmogelijk. Waarom? Geen organisatie is hetzelfde. Zelfs als je het template aanpast, ga je belangrijke zaken missen. Het is alsof je je jaarrekening van internet plukt en alleen je banksaldi in de balans aanpast. Een privacyverklaring is eigenlijk niets anders dan je verwerkingsregister (zie dit als je boekhouding) samengevat en in normale mensentaal uitgeschreven. Je boekhouding is toch ook niet hetzelfde als die van een concullega? Tip van ons: start bij het begin, je verwerkingsregister.

2. Een te algemene privacyverklaring

De privacyverklaring is bedoeld om anderen te informeren, zodat ze snappen welke persoonsgegevens je wanneer van ze verwerkt en waarom.

We zien vaak dat organisaties een tekst in de privacyverklaring hebben staan als: “We verwerken je NAW, geboortedatum, emailadres, (…) als je klant bij ons wordt. Soms verwerken we je gegevens met toestemming en in andere gevallen omdat we een wettelijke plicht hebben. We geven deze gegevens in bepaalde gevallen door aan anderen en bewaren ze niet langer dan noodzakelijk”.

Dat is niet informeren. Je weet als lezer nog helemaal niets. Ook mist in deze privacyverklaringen vaak een hele hoop verwerkingen. De oorzaak: ook weer het gaan werken vanuit het eindpunt, de privacyverklaring. Start bij het verwerkingsregister.

3. Een sterk verouderde privacyverklaring

Regelmatig zien we privacyverklaringen met als publicatiedatum een datum uit 2018 of 2019. Het is bijna onmogelijk dat er in de tussentijd helemaal niets is veranderd. Misschien denk je dat dat zo is. Maar als je kritisch gaat kijken is er toch vaak een verwerker gewijzigd, een nieuwe activiteit bijgekomen of een bewaartermijn aangepast. Of de wet is gewijzigd, waardoor je privacyverklaring niet meer klopt. Check je privacyverklaring (of eigenlijk liever: je verwerkingsregister) minimaal 1x per half jaar.

En de bonus: de vergeten interne privacyverklaring

Veel bedrijven vergeten dat ze ook hun medewerkers moeten informeren over welke persoonsgegevens ze als werkgever verwerken. Dat doe je natuurlijk niet in de privacyverklaring die je op je website zet. Hiervoor maak je een aparte interne privacyverklaring. Die verstrek je vóórdat iemand bij jou in dienst treedt. En houd ook deze actueel!

En nu?

Moeite met het opstellen of actueel houden van je privacyverklaring? Of denk je dat dit veel werk is? Neem dan contact met ons op: onze AVG-tool Caris doet dit namelijk voor je. Op maat gemaakt, volledig en blijvend actueel.

25 oktober 21 |

Alles wat je moet weten over verwerkingsregisters

Blog

Het verwerkingsregister: wat, waar en waarom?

Het is de kern van een goed privacybeleid: een verwerkingsregister. Zie het als de ‘boekhouding’ van je privacy programma. De ‘jaarrekeningen’, namelijk de privacyverklaringen, zullen niet uit de verf komen wanneer niet goed in kaart is gebracht welke persoonsgegevens er binnen een organisatie worden verwerkt. Hiervoor dient een verwerkingsregister.

Maar wanneer dien je een verwerkingsregister te hebben?

De verplichting voor het hebben van een verwerkingsregister valt in beginsel niet op alle organisaties. Echter moeten alle organisaties die persoonsgegevens verwerken en waarbij:

  • de verwerking een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen;
  • de verwerking niet incidenteel is;
  • de verwerking bijzondere of strafrechtelijke gegevens betreft;

een verwerkingsregister hebben en bijhouden. Dit komt er in de praktijk op neer dat vrijwel iedere organisatie een verwerkingsregister bij moet houden.

Wat hoort er in het verwerkingsregister te staan?

De AVG stelt bepaalde eisen aan de inhoud van het verwerkingsregister. De volgende informatie omtrent de verwerking van persoonsgegevens moet erin staan:

  • De naam en contactgegevens van de organisatie;
  • De verwerkingsdoeleinden;
  • Een beschrijving van de categorieën van betrokkenen en van de categorieën van persoonsgegevens;
  • De categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt;
  • De bewaartermijnen van persoonsgegevens;
  • Een algemene beschrijving van de maatregelen die de organisatie heeft genomen om de persoonsgegevens te beschermen.

Waar moet dit verwerkingsregister bewaard worden?

Een verwerkingsregister is een dynamisch document. Wanneer er processen veranderen, dan is de kans groot dat de verwerking van persoonsgegevens daarbij ook veranderd. Het verwerkingsregister moet dus regelmatig ge-update worden. Daarnaast kan het zeker geen kwaad om het verwerkingsregister af en toe door te nemen, om te kijken of het nog actueel is.

De oplossing

Wij snappen dat dit in de praktijk best lastig kan zijn en dat je als organisatie soms door de bomen het bos niet ziet. Speciaal hiervoor hebben wij Complite ontwikkeld. Dit is privacy management software waarin je op een laagdrempelige manier je privacyadministratie, waaronder het verwerkingsregister, bij kunt houden. En het mooie is: wij kunnen op afstand met je meedenken en -kijken.

Je boekhouding doe je toch ook niet in Excel? Het kan misschien wel, maar handig is het zeker niet! Foutgevoelig wel. Doe jezelf dit voor je AVG-verplichtingen niet aan en maak gebruik van Complite

Wil je meer weten over het verwerkingsregister of over Complite? Neem contact met ons op!

09 juni 21 |

De verwerkersovereenkomst – feiten & misverstanden

AVG

Je hebt er wellicht al weleens eentje onder je neus geschoven gekregen: een verwerkersovereenkomst. Het document waarbij twee partijen afspraken kunnen maken over privacy. Maar wanneer moet je een verwerkersovereenkomst sluiten en wat moet hierin staan?

Wanneer een verwerkersovereenkomst sluiten?

Op basis van de AVG kan een onderscheid worden gemaakt in verwerkingsverantwoordelijken en verwerkers. Wanneer je als verwerkingsverantwoordelijke een verwerker inschakelt, dan moet dit geregeld worden in een overeenkomst of via een andere rechtshandeling. Dit kan dus in de vorm van een verwerkersovereenkomst.

Wat moet er in een verwerkersovereenkomst staan?

De wet vereist dat er een aantal dingen in de verwerkersovereenkomst komen te staan, namelijk:

  • De persoonsgegevens mogen enkel worden verwerkt wanneer de verwerkingsverantwoordelijke de verwerker schriftelijke instructies geeft.
  • De verwerker is gebonden tot vertrouwelijkheid.
  • De verwerker moet ervoor zorgen dat er passende beveiligingsmaatregelen zijn genomen teneinde persoonsgegeven te beschermen.
  • De verwerker moet ervoor zorgen dat wanneer hij een subverwerker inschakelt, deze hetzelfde niveau heeft op het gebied van beveiliging en vertrouwelijkheid, als de verwerker zelf.
  • De verwerker moet meewerken aan audits, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en het uitvoeren van de rechten van betrokkenen.
  • Wanneer er sprake is van een datalek dan moet de verwerker de verwerkingsverantwoordelijke daarvan tijdig op de hoogte stellen en meewerken aan het herstellen van het datalek en in de toekomst voorkomen van een nieuw datalek.

Helaas zien we in de praktijk ook dat er regelmatig verwerkersovereenkomsten worden aangeboden in gevallen waarin dat helemaal niet moet of mag. Teken ze dus niet zomaar!

Heb je een verwerkersovereenkomst ontvangen en twijfel je of je deze moet tekenen? Of wil je zelf een verwerkersovereenkomst opstellen? Neem dan contact met ons op!

LET OP

in bepaalde situaties kan het voorkomen dat je samen met de andere partij bent aan te merken als gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken. Hiervoor moet je een overeenkomst voor gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken opstellen. Twijfel je of dit op jouw organisatie van toepassing is, dan kan je uiteraard ook contact met ons opnemen.

21 april 21 |

Dataminimalisatie

Blog

Wat houdt het beginsel van dataminimalisatie in?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming kent verschillende beginselen waar de verwerkingsverantwoordelijke zich aan moet houden bij het verwerken van persoonsgegevens. Een van die beginselen is de volgende:

“Persoonsgegevens moeten: toereikend zijn, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt (minimale gegevensverwerking).”

Wat moet ik in de praktijk met dataminimalisatie?

Op het moment dat u als bedrijf persoonsgegevens gaat verzamelen en verwerken, dan moet u een doel vaststellen waarvoor u deze gegevens gaat verwerken. Vervolgens mag u enkel de persoonsgegevens verwerken die nodig zijn om dit doel te bereiken. Wanneer het doel bereikt is en u hebt de persoonsgegevens niet meer nodig, dan moet u deze ook verwijderen, tenzij u gegevens moet bewaren op basis van een overeenkomst of een wettelijke verplichting.

Het klinkt misschien wat ingewikkeld, maar het is zeker toepasbaar in de praktijk. Wanneer u als bedrijf een opdracht krijgt, dan kijkt u naar welke gegevens u nodig heeft van een klant om de opdracht uit te kunnen voeren. Dit kan natuurlijk per opdracht en klant verschillen, maar gegevens zoals geslacht en burgerlijke staat zijn in veel gevallen niet nodig om vast te leggen, omdat ze simpelweg niet relevant en noodzakelijk zijn om de opdracht te kunnen uitvoeren.

Privacy by Design

Dataminimalisatie hangt samen met Privacy by Design. Privacy by Design houdt in dat bij de ontwikkeling van producten en diensten al in het beginnend stadium rekening moet worden gehouden met privacy. Zo moet er ook rekening worden gehouden met dataminimalisatie bij het ontwerp van nieuwe producten en diensten. Wanneer er bijvoorbeeld een nieuwe website wordt gelanceerd, dan moet u vooraf vaststellen welke persoonsgegevens er via de website worden verzameld, voor welk doel u deze gegevens gaat gebruiken en of u de gegevens die u verzamelt daadwerkelijk nodig zijn voor het te bereiken doel. Hier kunnen dan de cookie-instellingen op worden aangepast en dat is een voorbeeld van Privacy by Design.

Hulp nodig?

Het is goed voorstelbaar dat je nog vragen hebt over dataminimalisatie en wat je daar zelf binnen jouw organisatie aan kunt doen. Wij kunnen je hierbij helpen! Schroom niet om contact met ons op te nemen.

09 februari 21 |

Een Functionaris Gegevensbescherming, wat is dat?

Blog

Het is belangrijk om te weten of jouw organisatie een Functionaris Gegevensbescherming (hierna: ‘FG’) nodig heeft, ook wel een ‘Data Protection Officer‘ genoemd. Een FG heeft een belangrijke rol in jouw organisatie op het gebied van gegevensbescherming. Zoals informeren, adviseren en toezien op de verplichtingen uit de AVG

Eigenlijk is de FG een soort interne toezichthouder en adviseur. De FG kan bijvoorbeeld controleren of bepaalde interne voorschriften wel worden nageleefd. Maar de FG kan ook adviseren over nieuwe ideeën die de organisatie heeft, waarbij persoonsgegevens worden verwerkt. Dit advies is dan niet altijd doorslaggevend. Maar je moet het wel serieus nemen en goed onderbouwen wat je met het advies hebt gedaan en waarom. Ook speelt de FG een rol bij de (verplichte) DPIA’s.

Wat zijn de vereisten van een FG?

Een FG is binnen de organisatie is onafhankelijk en moet vrijelijk advies kunnen geven over het te voeren gegevensbeschermingsbeleid. De FG die je aanstelt hoeft geen volleerd jurist of privacy expert te zijn. Maar moet wel enige kennis van zaken en ervaring hebben met betrekking tot het Nederlandse en Europese recht. Ook moet een FG voldoende kennis van de AVG hebben. Daarnaast moet je FG natuurlijk toegang en kennis tot de bedrijfsprocessen hebben zodat hij inzicht heeft in hoe hij kan informeren, toezien en advies kan geven. Ten slotte is het verstandig je FG de kansen en mogelijkheden te bieden op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen rondom gegevensbeschermingsbeleid. Geef haar of hem dus de ruimte zichzelf (bij) te scholen.

Als verwerkingsverantwoordelijke dien je je FG bepaalde waarborgen te verzekeren. Hij dient bijvoorbeeld geen instructies aan hoeven te nemen met betrekking tot het uitoefenen van zijn taken. Hij kan niet zomaar ontslagen worden door de uitvoering van zijn taken als FG en er mag geen belangenconflict zijn tussen mogelijke andere taken en verplichtingen binnen de organisatie. Mocht er binnen je organisatie iets fout gaan inzake gegevensbescherming is de verwerkingsverantwoordelijke alsnog verantwoordelijk en niet de FG.

Het is natuurlijk goed mogelijk dat je zelf niemand in huis hebt die de rol van FG kan, mag of wil vervullen. Dan is de externe FG een oplossing. ISPE biedt deze dienst ook aan.

Hebben wij een FG nodig?

Zoals gezegd zijn er verschillende omstandigheden die bepalen of je wel of geen FG moet aanstellen. En er is ook nog een groot grijs gebied. Ben je benieuwd of je binnen jouw organisatie een FG nodig hebt, of wil je gewoon meer weten of dit onderwerp? Neem dan contact met ons op!

04 februari 21 |

Help, ik heb een datalek…denk ik

Blog

In tijden waarin we massaal getest moeten worden op Covid-19 bij de GGD blijkt dat er bij de GGD sprake is van grootschalige handel in miljoenen adresgegevens en telefoon- en burgerservicenummers. Een datalek dus, en niet de eerste die in het nieuws komt.

In 2020 ontving de Autoriteit Persoonsgegevens 23.976 datalekmeldingen. De één groter dan de ander, maar iedere organisatie kan ermee te maken krijgen.

Wat is een datalek nu eigenlijk?

Het woord “datalek” staat niet in de AVG. In de AVG wordt een datalek aangeduid als “inbreuk in verband met persoonsgegevens: een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens.”

Voorbeelden zijn cyberaanvallen, e-mails verzonden naar het verkeerde e-mailadres, gestolen laptops of verloren USB-sticks. Maar ook het (tijdelijk) onbeschikbaar zijn van persoonsgegevens is een datalek!

Wanneer moet ik een datalek melden en aan wie?

Er zijn gevallen dat een datalek gemeld moet worden aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of aan de Betrokkenen. De Betrokkenen zijn in dit geval de personen van wie gegevens gelekt zijn.

Een datalek moet alleen aan de Autoriteit Persoonsgegevens worden gemeld wanneer het waarschijnlijk is dat het datalek leidt tot een risico voor de rechten en vrijheden van Betrokkenen. Het datalek moet dan binnen 72 uur worden gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor het melden aan de Betrokkenen geldt eigenlijk een soortgelijke voorwaarde: als de Betrokkene fysieke, materiële of immateriële schade ondervindt (of waarschijnlijk kan ondervinden) van het datalek, dan moet het aan hen gemeld worden.

Tot slot

Je moet als organisatie een datalekkenregister hebben en daarin het datalek opschrijven. Dat geldt niet alleen voor de gemelde datalekken, maar voor alle datalekken. En moet je als organisatie maatregelen nemen om de schade van het datalek zoveel mogelijk te beperken. Heb jij binnen jouw organisatie te maken met een datalek of ben je bang om te maken te krijgen met een datalek? Wil je datalekken zo goed mogelijk proberen te voorkomen en de schade naderhand zo veel mogelijk beperken?

Blijf niet langer met de zorgen zitten en neem contact met ons op!